INTERN REGLEMENT SPOTZ-ON

Elk lid erkent door inschrijving kennis te hebben genomen van het intern reglement Spotz-On en aanvaardt uitdrukkelijk de in dit reglement vooropgestelde voorwaarden.


Algemeen

  • De vzw SPOTZ-ON is opgericht op 14 februari 2020 en is gevestigd in de Halfstraat 80 te 2627 Schelle (hierna “de vereniging” of “SPOTZ-ON”).
  • Het intern reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de meest recente versie van de statuten van de vereniging, zoals die op de griffie van de rechtbank van koophandel zijn neergelegd.
  • SPOTZ-ON verklaart een afdoende verzekering burgerlijke aansprakelijkheid te hebben afgesloten alsook een verzekering voor lichamelijke schade van haar leden opgelopen tijdens de lessen/workshops of tijdens optredens en externe opdrachten.
  • Minderjarige leden vallen onder de verantwoordelijkheid van hun ouders of wettelijke vertegenwoordiger.
  • De vereniging is niet verantwoordelijk voor schade of verlies aan kledij of andere persoonlijke bezittingen van de leden, zowel in de gebouwen, kleedkamers als rondom de gebouwen.
  • Persoonlijke, waardevolle bezittingen worden thuis gelaten.
  • Vergeten en verloren voorwerpen worden bijgehouden op het secretariaat en worden op het einde van elk werkjaar weggegooid of weggeschonken aan een goed doel. SPOTZ-ON kan hiervoor niet verantwoordelijk gesteld worden.
  • SPOTZ-ON en haar docenten kunnen niet aansprakelijk gesteld worden voor voorvallen of gebeurlijke ongevallen die gebeuren voor en na de lesuren.
  • Wanneer een lid tijdens de lessen/workhops een letsel heeft opgelopen is het belangrijk dit voor het einde van betreffende les/workshop waarin het letsel is opgelopen aan de docent door te geven zodat de nodige documenten voor de verzekering in orde kunnen gemaakt worden.

Lidmaatschap

  • De leden van SPOTZ-ON zijn kinderen (jonger dan 12 jaar), jongeren (jonger dan 18 jaar) en volwassenen (ouder dan 18 jaar).
  • Om de opleiding showkoor te mogen volgen organiseert SPOTZ-ON audities. Indien je geslaagd bent voor deze auditie en de opleiding wenst te volgen, kan je lid worden van SPOTZ-ON na betaling van het inschrijvingsgeld. Ben je al lid, omdat je in voorgaande jaren reeds auditie hebt afgelegd, zal een permanente evaluatie bepalen of je de opleiding mag verderzetten en lid mag blijven. Het inschrijvingsgeld wordt bepaald bij aanvang van het werkjaar.
  • Om de opleiding figurant/musical performer en/of podiumtechnieken te volgen, moet je lid worden van SPOTZ-ON. Het lidgeld wordt bepaald bij aanvang van het werkjaar en geldt voor de duur van dat werkjaar. Bovendien bestaat de mogelijkheid workshops te volgen mits betaling van een bijkomende vergoeding bovenop het lidgeld .
  • SPOTZ-ON behoudt zich het recht om tarieven, lestijden, reglementen en voorwaarden te wijzigen. In voorkomend geval zal dit steeds tijdig gecommuniceerd worden aan de leden.
  • Het inschrijvings- of lidgeld moet worden betaald uiterlijk 1 week voor aanvang van het werkjaar. Bij gebrek aan betaling binnen deze termijn, gaat het lidmaatschap niet in en kan niet gestart worden met de opleiding;
  • Bij opzegging van het lidmaatschap is het niet mogelijk het inschrijvings- of lidgeld terugbetaald te krijgen. In uitzonderlijke omstandigheden kan er in overleg beslist worden om het inschrijvings- of lidgeld over te dragen naar het volgende werkjaar of desgevallend terug te betalen, bijvoorbeeld op voorlegging van een medisch attest.
  • Bij geregeld voorkomen van ongepast, moeilijk gedrag (bijvoorbeeld te kort aan motivatie, brutaliteit, verbaal en/of fysiek geweld, grensoverschrijdend gedrag…) wordt er een eerste maal mondeling contact opgenomen met de ouders van het minderjarige lid of het lid zelf (bij +18). Het gedrag van het lid wordt na deze kennismaking geëvalueerd door de betrokken docent. Wanneer na een tweede verwittiging geen verbetering wordt vastgesteld, heeft de vereniging het recht dit lid uit te sluiten, zonder terugbetaling van het lidgeld.
  • Discriminatie, seksuele intimidatie en elke ander vorm van grensoverschrijdend gedrag wordt niet getolereerd en zal bestraft worden met het intrekken van het lidmaatschap. Het lid zal onmiddellijk de toegang tot de gebouwen van SPOTZ-ON ontzegd worden.
  • Het nuttigen van alcohol is verboden onder de 18j en er geldt tevens een algemeen rook- en drugsverbod in onze gebouwen.

Lessen

  • De lessen starten stipt op het afgesproken uur. We raden je aan steeds wat vroeger te komen zodat je voldoende tijd hebt om, indien nodig, je om te kleden en langs het toilet te gaan. Bij aansluitende lessen zal er een moment voorzien worden om te wisselen van kledij en mogelijk toiletbezoek indien nodig.
  • Wie te laat is voor de les, wacht tot de docent de deur opent en je binnenlaat in de les.
  • Tijdens de lessen wordt er niet gegeten (ook geen kauwgom in de mond). Er mag wel water gedronken worden, bij voorkeur breng je dit mee in een herbruikbare drinkbus.
  • We streven naar een 100% aanwezigheidsbeleid, dit zorgt voor een optimale werking van de vereniging.
  • Als je niet naar de les kan komen, laat je dit via TEAMY weten aan de SPOTZ-ON coördinator en de docent.
  • Ieder lid heeft recht op drie (3) afwezigheden zonder motivering. Deze kan je gebruiken wanneer het voor jou niet mogelijk is om een les bij te wonen (ziekte hoort hier niet bij, dit toon je aan met een doktersattest), je laat dit tijdig weten. Indien je afwezigheden zonder motivering zijn opgebruikt, heb je geen geldige reden meer om niet aanwezig te zijn in de les, en zal je dus als onwettig afwezig worden genoteerd.
  • Indien je afwezig was, ben je, voor zover mogelijk, zelf verantwoordelijk voor het inhalen van deze les. Kom voorbereid naar je volgende les.
  • Indien te veel leden hun afwezigheid vooraf melden, kunnen lessen geannuleerd of samengevoegd worden.
  • Bij plotse onvoorziene afwezigheid van een docent worden de leden per e-mail en, afhankelijk van het tijdstip, ook per whatsapp/sms of via TEAMY verwittigd.
  • Er is geen compensatie of vervangende les voorzien indien de lessen niet kunnen doorgaan door onvoorziene omstandigheden zoals ziekte docent, extreme weersomstandigheden, gezondheidscrisissen of indien zij op officiële feestdagen en schoolvakanties vallen.
  • Kinderen worden opgehaald door de docenten op de locatie die bij de start van het werkjaar zal worden meegedeeld, ouders zijn niet toegelaten in de leslokalen.
  • Ouders en begeleiders die graag wachten op hun kind tijdens de les, mogen dit doen in de locatie die bij de start van het werkjaar zal worden meegedeeld.
  • Er is geen opvang voorzien na de lessen, dus we vragen om de minderjarige leden stipt op het einduur af te halen. Wie te laat is, vragen we om de docent te verwittigen.
  • Wij geven jonge kinderen (-12jaar) geen toelating om alleen de gebouwen van SPOTZ-ON te verlaten: gelieve binnen je kind te komen halen of op de plaats die bij het begin van het werkjaar werd meegedeeld.
  • Voor de showkoor opleiding krijg je een lesgroep toegewezen na de audities, dit wordt vastgelegd op basis van je leeftijd en niveau. Deze toewijzing is niet voor discussie vatbaar en wordt bepaald door de docenten.
  • Voor een gesprek met de docenten kan steeds een afspraak worden gemaakt bij de SPOTZ-ON coördinator.
  • Laat de leslokaken steeds netjes achter wanneer je ze verlaat: laat geen kledij, lege flesjes, enz. rondslingeren.
  • Omwille van de wet op auteursrechten mogen auteursrechtelijk beschermde werken (zoals onder meer choreo’s, partituren,…) niet gebruikt worden voor andere doeleinden zoals voor schoolfeesten, evenementen, enz.

Kledij

Om uniformiteit te creëren, vragen we rekening te houden met volgende richtlijnen:

  • Bij danslessen graag donkere kledij (zwart, grijs, donkerblauw, …) Een aanpassende legging of shortje - top of T-shirt is aangewezen. Het is belangrijk dat je makkelijk kan bewegen.
  • Zet je naam in je kledij zodat je je spullen gemakkelijk terugvindt.
  • Het dragen van juwelen (uurwerken, oorbellen, kettingen, armbandjes, ringen, piercings) is verboden tijdens de danslessen, op wedstrijden en optredens.

Lichamelijke of materiële schade aan het lid of andere leden veroorzaakt door het dragen van juwelen tijdens de lessen valt buiten de verantwoordelijkheid van de vereniging.

  • Het is mogelijk om op twee vaste momenten in het werkjaar (september en januari) een SPOTZ-ON kledingstuk (T-shirt, top of trui) aan te kopen .
  • Op optredens en externe opdrachten voor SPOTZ-ON is het verplicht om het SPOTZ-ON kledingstuk te dragen. Zo ben je meteen herkenbaar als een lid van SPOTZ-ON.
  • Voor optredens en externe opdrachten zullen er showuniformen ter beschikking zijn voor onze leden of worden instructies meegegeven omtrent de dresscode.

Kalender

  • De planning van de lessen en eventuele extra activiteiten is te raadplegen via de website van SPOTZ-ON. Bij belangrijke wijzigingen zal dit via mail, TEAMY en/of de facebookpagina gecommuniceerd worden.
  • De reguliere lessen volgen de schoolkalender, er zullen geen lessen doorgaan tijdens de schoolvakanties. Bij uitzonderingen (bijvoorbeeld voor externe opdrachten of in de aanloop naar een optreden) wordt dit tijdig doorgegeven.
  • Andere niet SPOTZ-ON gerelateerde activiteiten zijn toegelaten, mits hiervan voorafgaand melding wordt gemaakt aan SPOTZ-ON. Indien deze niet SPOTZ-On gerelateerde activiteit gelijkloopt met een opdracht voor SPOTZ-ON, zal de opdracht van SPOTZ-ON primeren.

Communicatie

  • Alle communicatie zal via mail en/of TEAMY gaan. Indien u niet in de mogelijkheid bent om het internet te raadplegen vragen we met ons contact op te nemen om een andere communicatievorm af te spreken. Bij wijziging van uw e-mailadres (of andere belangrijke gegevens) is het belangrijk dit zeker aan ons te laten weten.
  • Wij zijn steeds te bereiken via info@spotz-on.be of op het telefoonnummer 0471/75.38.56
  • Bij verhuis of wijziging van de gegevens vragen we ons dit tijdig te laten weten.

Privacy

  • Wij voldoen aan de GDPR-regels en bijgevolg is het ten strengste verboden om zelf beeld-, video- en fotomateriaal van de leden te maken. Het gebruik van beeld- en geluidsapparatuur in de ruimste zin van het woord (foto, film, video, tape enz.) en op het terrein van de vereniging is uitsluitend toegestaan mits toestemming van SPOTZ-ON. Deze toestemming kan, zonder opgave van redenen, met onmiddellijke ingang worden ingetrokken.
  • Sfeerbeelden die een algemene, spontane en niet geposeerde sfeeropname weergeven kunnen door het bestuursorgaan, het dagelijks bestuur of door de door hen aangeduide personen genomen worden (video- en fotomateriaal) en mogen vrij gebruikt worden voor promotiemateriaal, website en sociale media. Indien je hier bezwaar tegen hebt, moet dit schriftelijk kenbaar gemaakt worden bij je inschrijving. Indien iemand een foto/beeld verwijderd wil zien kan deze contact opnemen met de SPOTZ-ON coördinator.
  • Bij inschrijving vragen we persoonlijke gegevens: deze worden intern bijgehouden voor onze administratie. We respecteren je privacy, verkopen de gegevens niet door en sturen geen spam.

Auteursrecht

  • Het logo van de vereniging kenmerkt de huisstijl en kan enkel gebruikt worden voor publicaties eigen aan de vereniging. Het logo mag niet gebruikt worden voor andere toepassingen of aangepast worden zonder toestemming van de vereniging.